BAA
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ
ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
30 января 2006 г.
N 49
(САЗ 06-14)
Согласован: Государственное учреждение
Государственные архивы ПМР"
Зарегистрировано Министерством юстиции
Приднестровской Молдавской Республики 29 марта 2006 г.
Регистрационный N 3516
В соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 20 июля 1993 года N 371 "Об Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики" (СЗМР 93-3), с изменениями внесенными Законом Приднестровской Молдавской Республики от 28 июня 2005 года N 583-ЗИД-III (CАЗ 05-27), пунктом 2 статьи 90 Закона Приднестровской Молдавской Республики от 10 января 2004 года N 384-З-III "Об акционерных обществах" (САЗ 04-02), статьей 64 Закона Приднестровской Молдавской Республики от 7 августа 2002 года N 183-З-III "О рынке ценных бумаг" (САЗ 02-32), с дополнениями, внесенными Законом Приднестровской Молдавской Республики от 23 апреля 2003 года N 270-ЗД-III (САЗ 03-17), Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 29 ноября 2005 года N 658 "Об утверждении положения, структуры и штатной численности Министерства экономики Приднестровской Молдавской Республики" (САЗ 05-49), с изменениями внесенными Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 16 декабря 2005 года N 699 (САЗ 05-51), приказываю:
1. Утвердить Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (прилагается).
2. Направить настоящий Приказ в Министерство юстиции Приднестровской Молдавской Республики на государственную регистрацию.
3. Настоящий Приказ вступает в силу со дня официального опубликования.
Е. ЧЕРНЕНКО
МИНИСТР
г. Тирасполь
30 января 2006 г.
N 49
Приложение
к Приказу Министерства экономики
от 30 января 2006 г. N 49
Положение
о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ
1. Общие положения
1. Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение) устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
2. Действие Положения распространяется на открытые и закрытые акционерные общества (далее - общества).
2. Сроки хранения документов
акционерных обществ
3. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:
а) решение об учреждении (создании) общества договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс - постоянно;
б) устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества - постоянно;
в) документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе - постоянно;
г) решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами - постоянно;
д) внутренние документы общества - в соответствии с Приказом Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики от 31.05.2002 г. N 6 "Об утверждении перечня типовых документов, образующихся в управленческой деятельности органов власти и управления, предприятий, учреждений, организаций Приднестровской Молдавской Республики" (рег. N 1692 от 26.08.02 г.) (САЗ 02-35);
е) положение о филиале или представительстве общества - постоянно;
ж) годовые отчеты общества - постоянно;
з) документы бухгалтерского учета общества - 5 лет;
и) отчеты независимых оценщиков - 5 лет;
к) документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):
1) сводный (консолидированный) бухгалтерский отчет - постоянно;
2) годовой бухгалтерский отчет - постоянно;
3) квартальный - 5 лет;
4) месячный - 1 год.
л) протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества - постоянно;
м) протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества - постоянно;
н) протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента) - постоянно;
о) бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров - до прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения - экспертно-проверочная комиссия;
п) списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Закона Приднестровской Молдавской Республики от 10 января 2004 года N 384-З-III "Об акционерных обществах" (САЗ 04-02) - постоянно;
р) заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля - постоянно;
с) ежеквартальные отчеты эмитента:
1) за 1 квартал финансового (отчетного) года - постоянно
2) за 2, 3, 4 кварталы финансового (отчетного) года - 5 лет
3) иные документы, содержащие информацию подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 10 января 2004 года N 384-З-III "Об акционерных обществах" (САЗ 04-02) - не менее 1 года;
т) описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества - постоянно;
у) акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению - постоянно;
ф) иные документы, предусмотренные Законом Приднестровской Молдавской Республики от 10 января 2004 года N 384-З-III "Об акционерных обществах" (САЗ 04-02), уставом, управленческими документами общества, внутренними документами общества, образующимися в деятельности решениями общего собрания акционеров, совета организаций, с указанием сроков указанных директорами (наблюдательным советом) общества, органов управления общества - в соответствии с Приказом Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики от 31.05.2002 г. N 6 "Об утверждении перечня типовых документов, образующихся в управленческой деятельности органов власти и управления, предприятий, учреждений, организаций Приднестровской Молдавской Республики" (рег. N 1692 от 26.08.02 г.) (САЗ 02-35);
4. Устав общества, внутренние документы общества, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов, чем установленные пунктом 3 настоящего Положения.
5. В случае проведения проверки (ревизии), документы, с истекшим сроком хранения, а также документы временного срока хранения выделять к уничтожению в установленном порядке, кроме случаев, когда эти документы касаются споров, находящихся в стадии рассмотрения, уголовных дел, находящихся в производстве органов дознания и следствия, а также дел, по которым не вступили в законную силу постановления, решения, приговоры судебных органов. Указанные документы хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения по результатам проверки (ревизии), если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения.
6. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 3 настоящего Положения, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
3. Порядок хранения документов
акционерных обществ
7. Организация хранения документов общества обеспечивается соответствующим исполнительным органом, в соответствии с Уставом общества.
Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.
8. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах.
9. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.
10. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.
11. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в дела в соответствии с требованиями Приказа Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики от 18 апреля 2002 года N 5 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Приднестровской Молдавской Республики" (рег. N 1544 от 7.06.02 г.) (САЗ 02-23).
12. Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.
Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
13. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.
Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
14. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку работнику общества, уполномоченному обществом на получение документов общества.
Выдача документов работникам общества осуществляется под расписку с разрешения соответствующего исполнительного органа, в соответствии с Уставом общества. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.
На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.
15. В соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 20 июля 1993 года N 371 "Об Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики" (СЭМР 93-3), с изменениями и дополнениями внесенными Законом Приднестровской Молдавской Республики от 28 июня 2005 года N 583 "О внесении изменений и дополнений в некоторые Закона Приднестровской Молдавской Республики в связи с принятием Закона Приднестровской Молдавской Республики "О внесении дополнений в Кодекс Приднестровской Молдавской Республики об административных правонарушениях" акционерные общества, которые являются источниками комплектования Центрального Государственного архива Приднестровской Молдавской Республики, районных (городских) государственных архивов обязаны сдавать документы постоянного хранения (управленческая деятельность) на государственное хранение после 5 (пяти) лет ведомственного хранения на предприятии. В случае ликвидации акционерного общества, документы долговременного хранения (75 лет) и временного хранения (10 лет) передаются на ведомственное хранение в организацию правопреемнику, если такого нет, документы долговременного хранения (75 лет) передаются в межведомственные архивы районов (городов) по личному составу. Документы временного хранения (10 лет) подлежат уничтожению при следующих условиях:
а) проведения ревизий финансово-хозяйственной деятельности за период функционирования предприятия;
б) если они не касаются споров, находящихся в стадии рассмотрения, уголовных дел, находящихся в производстве органов дознания и следствия, а также дел, по которым не вступили в законную силу постановления, решения, приговоры судебных органов;
в) если лицевой счет в банке закрыт;
г) при отсутствии возражений налоговых органов;
д) составлен ликвидационный баланс;
е) акционерное общество, как юридическое лицо исключено из Единого государственного реестра.
16. В случае реорганизации общества, влекущей прекращение его деятельности, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
4. Порядок отбора документов акционерных обществ
на хранение и уничтожение
17. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия. Председателем экспертной комиссии назначается заместитель руководителя общества.
18. Решения экспертной комиссии и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. Экспертная комиссия рассматривает описи дел постоянного, долговременного (по личному составу), временного сроков хранения, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Экспертная комиссия руководствуется инструкциями по делопроизводству, положениями об архиве и об экспертной комиссии в обществе, актами законодательства Приднестровской Молдавской Республики.
19. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества после чего передается в межведомственный орган управления и контроля в области архивного дела и документации для утверждения, который выдает ордер на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
20. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.
5. Порядок уничтожения документов
акционерных обществ с истекшими сроками хранения
21. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.
22. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.